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Productividad Capítulo 5 : El método GTD🚀

Vamos a ver en qué consiste este método, y cómo lo podemos poner en marcha en el despacho con casos prácticos y específicos del sector de la administración de fincas.

EL MÉTODO GTD

Cuando hablamos de productividad, inevitablemente acabamos hablando del famoso método GTD de David Allen, un reconocido consultor americano especializado en el campo de la productividad.

A lo largo de este módulo de productividad, hemos hecho varios guiños a este método, con consejos prácticos y muy útiles, que no dejan de ser etapas muy concretas de este método de productividad.

GTD viene de las siglas en inglés “Getting Things Done” que vendría a ser lo mismo que “Tener las cosas hechas”.

Esta metodología se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico, de forma que no sea necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar las tareas importantes.

Tanto si eres Administrador de fincas como si te dedicas a cualquier otra profesión, este método literalmente te cambiará la vida.  Lo puedes aplicar tanto a tu vida profesional como a tu vida personal.

Es fácil, práctico y muy efectivo, como Fynkus.😉

En este capítulo veremos los aspectos más importantes de este método.

Para que sea mucho más sencillo seguirlo y entenderlo, os hemos preparado un diagrama de flujo

 


METODO GTD INFOGRAFÍA FYNKUS

Descarga el flujograma en PDF AQUÍ

Uno de los pilares fundamentales sobre el que se basa este método es l iberar tu mente de las tareas pendientes .

No pienses en cosas profundas que requieran un gran esfuerzo mental, al contrario. La idea es que no debemos confiarlo todo a nuestra memoria. 

Hay administradores que "presumen" de que lo tienen todo en la cabeza, y sí, podrán ser muy inteligentes, pero en realidad lo que están haciendo es desperdiciar esa inteligencia almacenando en su memoria tareas y tareas sin ningún orden de prioridad.

Esto tiene varios problemas:

  • El más obvio es que a las personas se nos olvidan las cosas , justo en el momento en el que tenemos que hacerlas
    Y es que nuestra mente es perfecta para pensar, para tareas creativas, pero no es eficaz para almacenar cosas.
  • Tener en la cabeza todas estas tareas, no tiene ningún sentido, esto es agotador para cualquier administrador de fincas.
  • Necesitamos tener la mente despejada antes de ponernos con una tarea . Vamos a ser mucho más productivos en el despacho si tenemos en la cabeza una sola cosa al mismo tiempo.

Tenemos que acostumbrarnos a no almacenar tareas en nuestra cabeza y externalizar todas estas tareas metiéndolas en el sistema que vamos a explicar a continuación. 

Con esto vamos a conseguir tres cosas muy importantes:

  • Mantener nuestra mente tranquila porque sabe que ahora no se le va a escapar de nada.
  • Tener la sensación de control, esa que todos queremos llegar a.
  • Conseguir centrarnos en lo importante.

Los 5 pasos del método GTD

 

Vamos a detenernos en cada paso de éste método, para así aplicarlo en nuestro despacho de administración de fincas.

1º- Capturar y recopilar todas tus tareas y cosas que tienes que hacer.

Hablamos de una aplicación de tareas o documento, donde poner todas las tareas que tienes pendientes

En este paso no tienes que hacer nada más que detéctelas y recopilarlas con el único propósito de sacarlas de tu cabeza.

2º. El segundo paso sería convertir las tareas en acciones

Hablamos de describir la parea o proyecto, para que sepas exactamente que es lo que has de realizar para considerarla "tarea terminada"

Este es uno de los principales problemas que tenemos en los despachos de administración de fincas donde trabajan varias personas, ya que para unas cada persona una tarea puede conllevar diferentes acciones.

Aquí es imprescindible el manual de procedimientos , que nos sirve para que cada tarea tenga sus acciones fijas, independientemente de la persona que la realice. 

Si no ha visto nuestro Módulo de procedimientos para administradores de fincas, te recomiendo que le eches un vistazo.

Veamos un ejemplo:

Una tarea podría ser "resolver la avería en la placa de telefonillos en una comunidad que causa que muchos vecinos no escuchen bien cuando les llaman".

Y las acciones que llevaríamos a cabo según nuestro procedimiento serian:

  • Pedir a los vecinos tengan que un problema que lo comuniquen al Administrador
  • Llamar al técnico para determinar las causas del problema y que nos pase un presupuesto.
  • en caso de que el presupuesto supere una cantidad determinada pedir más presupuestos.
  • que el Presidente de la comunidad autorice el presupuesto por escrito.
  • Encargar al técnico escogido la ejecución de los trabajos.
  • Ponerse en contacto con los propietarios que han reportado el problema para saber si podemos darlo por solucionado.
  • Pagar la factura con la autorización del presidente.

Obviamente no vas a detallar de esta manera todas tus tareas. Hay algunas como la de arriba que ya están perfectamente descritas en tu manual de procedimientos y os las sabéis de memoria.

   
Las tareas ocasionales , en las que no tengas claro cuales son los pasos a seguir, Sí debes detallarlas muy bien, sobre todo si se trata de tareas importantes y complejas.

3º.- Organizar todas estas tareas por orden de importancia y según si son urgentes o no. 

Pon cada tarea en uno de los cuatro cuadrantes de la matriz de Eisenhower 

Para esto se suele utilizar aplicaciones en las que ponemos las etiquetas de importancia y urgencia a cada tarea.

4.- Decidir que tenemos que hacer durante el día y cuando lo tenemos que hacer

El cuarto paso es donde la metodología GTD entra lleno y la hace tan popular y efectiva.

Evaluaremos rápidamente todas estas tareas que ya están organizadas y asignaremos un momento del día para realizarla. Algo similar a lo que hablamos de la técnica del " Time Bloking " en el capítulo anterior.

Esto es algo que podemos hacer para nosotros mismos, o bien, asignaremos estas tareas a las personas de nuestro equipo.

Con este método, nuestro equipo sabrá el "Que", el "Cómo" y el "Para Cuando" realizar la tarea asignada

5.- Ejecutaremos la tarea

Si hemos seguido los pasos anteriores, sólo nos queda la acción: Ejecutar la tarea.

Ya hemos visto cuales son los 5 pasos a seguir de esta metodología.

 


Flujograma GTD Fynkus

Vamos a detenernos en el paso 4. Hemos preparado este flujo de flujo sobre el que vamos a explicar lo que deberíamos de hacer en cada caso. Te vas asombrar de lo directo y sencillo que es.

 

************ DIAGRAMA DE ENSEÑAMOS ************

 

Caso práctico en un despacho de administración de fincas

 

  • Llega a tu despacho una "tarea o acción" de cualquier tipo a través de un propietario de una comunidad, un proveedor o un compañero.

    Esta tarea también puede ser una idea, una nota de prensa, un comentario, etc.

Lo primero que debemos hacer es  Evaluar si se trata de una tarea o es simplemente algo sobre lo que no tenemos que hacer nada.

Un ejemplo sobre algo que no es una tarea sería publicidad, un libro interesante que nos han recomendado para leer en nuestras vacaciones o un documento para archivarlo inmediatamente.

Con estas "cosas" que no son tareas concretas, podemos tirarlas a la papelera, archivarlas o dejarlas en un sitio llamado "cosas No importantes ni urgente para hacer en mi tiempo libre".

 

Una vez hemos realizado esta primera clasificación, continuamos con las tareas. Ahora vamos a aplicar la regla de los 2 minutos, tan popular de éste método.

Esta regla consiste en hacernos la siguiente pregunta:
¿Esta tarea me va a llevar menos de dos minutos hacerla?

Si la respuesta es Sí. Realízala en ese momento. No queremos agregar a nuestra aplicación tareas que podemos solucionar de una manera rápida, ya que nos ocupará un espacio de tiempo en la planificación y perderemos el control con tantas tareas pequeñas.

Invertirías mucho más de 2 minutos en planificar, explicar, reasignar la tarea, que otra persona la lea, entienda y realizar, que si la haces tú directamente.

Ojo: Esta regla se aplica a Todo, desde contestar un mail, a atender una llamada de teléfono.

 

Ya no estamos hablando sólo de invertir tiempo o no, también entra en juego el sentimiento de pertenencia al equipo , el trabajar a gusto y ver que todos remamos en el mismo sentido, ayudándonos los unos a los otros 

Por este motivo es tan importante contar con herramientas de trabajo ágiles, como Fynkus, que pueda resolver dudas y consultas en el menor tiempo posible, como aclarar la deuda de un propietario o sacar un informe. 

  • Siguiendo con nuestro ejemplo y flujograma: Supongamos que esa tarea que nos ha llegado, sabemos que va a llevar mucho más que dos minutos.

    A hora toca tomar la siguiente decisión:

¿Es una tarea que debemos hacer nosotros?

¿O le correspondencia hacerla a otro compañero del despacho ?.

Si la tarea está dentro de las funciones de otra persona o tienes empleados a tu cargo en los que puedas descargar esa tarea, delégala rápidamente.

Y lo de rápidamente no es trivial, ya que a nosotros mismo somos los cuellos de botella . No podemos dejar que las tareas se acumulen hasta que son urgentes y en ese momento delegarlas. 

Esto generará malestar en el equipo , ya que la persona que recibió esa tarea urgente, tendrá que dejar lo que está haciendo en ese momento y atender la tarea que le asignes, cuando podría haberla realizado hace días o semanas, si la hubieras delegado a tiempo .

Delegar es un arte y es super importante en esta profesión .

Delega todo lo que puedas en compañeros, proveedores, presidentes, recuerda que el equipo al final sois todos y todas.

Dentro de este curso trataremos este tema más en profundidad, así que continuemos con nuestro caso práctico:

  • Ya tenemos delante las tareas que nos van a llevar un rato y no podemos delegar, así que en base a su importancia y urgencia , ponlas en tu agenda para fijar una fecha de realización y planificarlas .

Importante : Analiza la envergadura de la tarea antes de planificarla en tu agenda. Quizá se trate de un proyecto que conlleva diversas tareas. 

Un ejemplo sería  “Llevar a la Junta propuestas económicas de una rehabilitación de fachada para que se apruebe una de ellas”.   Este proyecto se compone de muchas tareas que pueden alargarse durante meses (contratar arquitecto, mediciones, visitas, recopilar presupuestos, revisarlos y convocar la junta)

 

Recuerda que, salvo que algo sea muy urgente, hoy tienes que continuar con tu planificación , no dejes lo que estabas haciendo y tenías planificado para este día. Has de cumplir con tus compromisos y con tu agenda 

Te aconsejamos que a lo largo del día reserve algunas horas para imprevistos que puedan aparecer y sí sean urgentes. Esto depende mucho del puesto de trabajo.

Un administrador de fincas que gestiona un despacho grande, debe focalizarse en las tareas Importantes y estar concentrado en ellas, y no dedicar mucho tiempo a imprevistos.

 



¿Qué te parece éste método para tu despacho

Como puedes ver es sencillo pero a la vez muy efectivo si lo implementas correctamente y lo ponéis en práctica en el despacho.

Si quieres seguir este método en tu trabajo o en tu vida, es importante que realices revisiones diarias, semanales y otras a largo plazo.

Estas revisiones nos sirven para recolocar y reorganizar nuestra agenda con lo que nos va entrando cada día, porque quizás alguna tarea haya cambiado, la tenemos que adelantar o atrasar por algún motivo.

  • Las revisiones diarias , es bueno que te acostumbras ha hacerlas al final del día para tener claro lo que vas a realizar una primera hora el día siguiente, igual hay que hacer un cambio de última hora o preparar alguna cosa antes.
  • Las revisiones semanales , es interesante hacerlas justo después de la reunión de equipo al final de la semana, y tienen como objetivo reorganizar toda la semana siguiente.

  • Las revisiones más generales , que pueden ser mensuales, trimestrales o semestrales o anuales. Aquí analizamos si estamos dedicados a hacer las tareas que nos permitirán seguir alineados con nuestra misión, visión y objetivos en el plazo que nos hemos marcado.
    Puedes aprovechar esta Reunión para dedicar una jornada a estar con tu equipo.

 

Hasta aquí llega uno de los capítulos que considera más importantes en este Módulo de Productividad 

Esperamos que te animes a poner en práctica este método y nos cuentes cómo te ha funcionado.

 

Fynkus te lo pone fácil.