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PROCEDIMIENTOS INICIALES QUE DEBE DE TENER EN CUENTA UN ADMINISTRADOR DE FINCAS

Una de las preguntas más frecuentes que se hacen los administradores de fincas que están empezando tiene que ver mucho con las tareas y procedimientos que tienen qué realizar cuando comienzan a administrar una Comunidad de Propietarios.

Estas acciones iniciales, bien por dejadez o simplemente porque no las hemos previsto, las posponemos muchas veces hasta que se convierten en tareas importantes y urgentes, lo cual no debería de pasarnos nunca, puesto que como veras si o si las tendrás que hacer en algún momento, por tanto cuanto antes te pongas a ello, mucho mejor.

Una vez tienes la documentación de la comunidad en tu poder, hay una serie de tareas bastante obvias que deberías de tener en mente para acometerlas cuanto antes.

Como en muchas de las cuestiones que abordamos en estos vídeos, ya no se trata de un tema de organización del despacho, ni de ser eficaces, sino que estas tareas también las tienes que enfocar como algo muy positivo de cara a tus clientes.

Si la comunidad ha tomado la decisión de contratarte como Administrador y depositar su confianza en ti, debes de ponerte manos a la obra cuanto antes y demostrarles que han tomado una buena decisión, ofreciendo una muy buena impresión desde el inicio.

En este vídeo te ayudaremos a que pases a la acción con  algunas de las siguientes tareas:

  • Es importante que vayas a la entidad bancaria en cuanto tengas la documentación preparada y poder realizar el cambio de autorizados en la cuenta bancaria de la comunidad.
  • Actualización de la firma digital como representante de la comunidad.
  • Comunicar el cambio de correspondencia o email a los proveedores de la comunidad para que a partir de esta fecha te envíen las comunicaciones a tu despacho.
  • La revisión de la forma de pago de los gastos de la Comunidad.

A parte de estas 4 tareas, que tarde o temprano tendrás que hacer, tenemos aquellas que tienen que ver con tu imagen de cara a tus clientes. Nos referimos a las que los propietarios van a esperar por tu parte y les hará sentir desde un inicio que “algo está cambiando”

Aquí caben muchísimas acciones, pero vamos a destacar las dos más importantes:

  1. Actualizar el tablón de anuncios de la comunidad.
  2. Envía una comunicación individual a cada propietario para presentar a tu despacho y enviarles información útil a los propietarios. 

Por último, si esta utilizando una plataforma como FYNKUS para gestionar la comunidad, no te olvides de comunicarle como puede acceder a la documentación de su comunidad, informes, actas, sus recibos pendientes y como pueden actualizar sus datos de contacto a través de la app gratuita que tienen a su disposición.