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RAZONES PRINCIPALES PARA VISITAR TUS COMUNIDADES DE PROPIETARIOS.

No es un secreto que esta profesión te absorbe de tal modo que acabamos descuidando aquellas tareas que nos supone un esfuerzo adicional y no suelen ser urgentes.

Una de esas cosas que son IMPORTANTES Y NO URGENTES son sin duda las visitas periódicas a las comunidades que administramos.

Y la mejor manera de evitar el caer en la tentación de que vayan pasando los meses y no hayamos pisado la comunidad en todo el año, es establecer un procedimiento claro con un planning de cuando vamos a visitar cada una de las comunidades.

Deberíamos no solo de apuntar en nuestra agenda que horas dedico a estas visitas sino que tenemos que ir mas allá y sacar el máximo provecho a estas visitas.

En cuanto a la importancia de las visitas periódicas a las comunidades podemos destacar:

  1. Es bueno pisar la comunidad para ver esas reparaciones o cosas pendientes de realizar y ver el estado en que están sin que pasen los meses y por dejadez nadie nos lo haya comunicado. Así que revisar y apuntar los desperfectos que nos vamos encontrando para ponerles solución, es la principal función de estas visitas.
  2. Las Comunidades que administramos no dejan de ser un escaparate de “como estamos administrando la comunidad”. Si como Administrador lo que ves no te gusta, imagínate a un tercero. Por lo menos tenemos que poner nuestro granito de arena para que se note que su Administrador se está preocupando, por ejemplo mantener un tablón de anuncios actualizado, es una señal inequívoca de ello.
  3. No te puedes ni imaginar lo importante que es que los propios vecinos o el conserje si es el caso, te vean por allí, simplemente revisando las instalaciones. Esto dirá mucho de ti y de tu marca personal.
  4. Por último no hay que olvidar que en la mayoría de las propuestas de Administración de fincas se incluye un servicio que es “visita periódica de las instalaciones”. Por tanto si quieres cumplir con tu contrato o presupuesto tendrás que hacerlo.

Ahora que ya se lo importantes que son ¿Cómo me puedo asegurarme que cumplo y me paso por mis comunidades?

La respuesta es obvia: Crea un procedimiento para que no haya dudas de

CUANDO voy a visitar cada comunidad

En QUÉ cosas me voy a fijar

Con QUIEN tengo que quedar (por ejemplo un profesional, un vecino que ha tenido muchos problemas con una reparación o el presidente de la comunidad)

Poco a poco vas entendiendo que estas visitas no son acercarse a la comunidad y echar una mirada…esto es poco más que perder el tiempo y hacer las cosas de cualquier manera.
Pero si quieres marcar la diferencia con otros administradores, has de aprovechar estas visitas para sacar lo máximo de las mismas.

Te cuento como lo hacen algunos administradores para que cojas unas cuantas ideas para establecer tu propio procedimiento.

Lo primero de todo es establecer cuantas veces vamos a visitar cada una de nuestras comunidades durante el año, a parte del día de la JUNTA GENERAL, que lo más común es celebrarla en la propia comunidad. Aquí deberás de clasificar tus comunidades según el volumen de vecinos que tengan, el número de instalaciones que haya y si tienen conserje o no.

Por ejemplo, puede ser que a un grupo de comunidades pequeñas y sin muchas incidencias le pongas una frecuencia de 2 veces al año y a otras, mucho más importantes en tu cartera, de 5 veces al año.

El siguiente paso es determinar que vas a hacer en cada comunidad o lo que viene a ser lo mismo, establece un checklist predeterminado para cada comunidad. En FYNKUS ACADEMY te podrás descargar un ejemplo.

En este checklist tendrás que reflejar que instalaciones vas a revisar en cada comunidad, para ir marcando todo aquello que has hecho. Al final del check list has de dejar un espacio para apuntar las tareas extraordinarias que has realizado en esa visita y las observaciones.

Algunos de estos extras ya están planificados antes de salir de tu despacho, como por ejemplo la visita al vecino de la puerta 7 que nos quería enseñar una filtración que tiene en el techo de su cocina. Para que no se te olviden las cosas deberás de tener un archivo donde apuntar las cosas que tienes que hacer o revisar en tu próxima visita a esa comunidad y antes de salir solo tengas que mirarlo.

Otras veces, en este espacio de OBSERVACIONES, se puede tratar de imprevistos, como por ejemplo, que la puerta de acceso a la cubierta del edificio este rota y te toque llamar en ese momento al cerrajero.

Para esto último te será muy útil tener a mano una APP como la de FYNKUS en la que puedas consultar rápidamente a quien llamar en cada caso y tener sus datos de contacto.

A parte del checklist, otra cosa interesante es que tires de tu móvil para hacer las fotos y videos si lo ves necesario, de todo aquello que consideres que hay que documentar, como el estado de las zonas comunes, desperfectos o reparaciones ya realizadas.

A continuación has de establecer un planning de cuando vas a realizar cada una de las visitas. Para esto deberás de sacar el máximo provecho de tu tiempo y tener en cuenta las siguientes variables:

  • En función del punto anterior cuanto te va a llevar la visita en cada comunidad.
  • Habrá que agruparlas por cercanía y optimizar “tu ruta”.
  • Tener en cuenta si hay alguna comunidad que te pueda interesar visitarlas a ciertas horas. Por ejemplo, en una comunidad muy grande te puede interesar quedar con el Presidente que trabaja por las mañanas.

Un consejo sobre esta planificación es que tienes que contar con que vas a tardar mucho más de lo que crees en cada Comunidad, ya que igual te encuentras con un problema que no esperabas o te enganchan un par de vecinos para hablar contigo, cosa bastante normal.

Así que si crees que vas a tardar 3 horas ponte 4 horas…si luego tardas menos, pues fenomenal. 😊

Una vez tengamos claro en nuestro procedimiento en que días vamos a visitar cada una de las comunidades, que es lo que vamos a hacer en cada comunidad y que Ruta vamos a seguir, toca decidir qué vamos a hacer con la información que hemos recogido.

Un administrador corriente haría las llamadas para enviar a reparadores o informar a alguna empresa de mantenimiento que el estado de ciertas instalaciones no es el correcto. Pero nosotros queremos que tu vayas mas allá y seas un 👨‍💼superadministrador 👩‍💼.

¿Por qué no utilizar esta información para hacer un informe que puedas enviar al Presidente, Junta Directiva o por qué no, a todos los propietarios?

Ya sabes, si lo que haces no lo comunicas, es como si no lo hubiese hecho.

Así que el broche final de tu procedimiento debería de ser elaborar este informe, con sus fotos, la fecha de la visita y quien la hizo y las medidas adoptadas en su caso.

Esto dejará claro a los propietarios que su Administrador es un profesional que toma la iniciativa y no actúa solo cuando van detrás de el.

Ni que decir tiene, la app📲 de Fynkus🌇 te va a facilitar muchas de estas tareas ya que tener toda la información de la comunidad como incidencias, proveedores y propietarios en tu móvil te será muy útil.